TeilnehmerInnen

  • Wie viele TeilnehmerInnen sollen mitfahren?
    Wie viele minimal - wie viele maximal?
  • Wie alt sollen die TeilnehmerInnen sein?
  • Gibt es bestimmte Voraussetzungen zur Teilnahme?

BegleiterInnen

  • Wie viele BetreuerInnen / FreizeitleiterInnen stehen zur Verfügung?
    Wie soll das zahlenmäßige Verhältnis zwischen FreizeitleiterInnen und TeilnehmerInnen sein?
    Welche Voraussetzungen sollen sie mitbringen?
  • Welche weiteren MitarbeiterInnen sind erforderlich (z. B. Köche und Köchinnen)?
  • Kennen alle BegleiterInnen die Regelungen rund um Sonderurlaub für Ferienfreizeiten?
  • Freizeiten in der „Nachbarschaft”
  • Gibt es in der Nachbargemeinde bzw. im Nachbarverband andere Gruppen, die ebenfalls Ferienfreizeiten planen - oder gar in der eigenen Gemeinde?
  • Wie lässt sich ein ”Wettkampf” um die TeilnehmerInnen vermeiden?
  • Ergeben sich Möglichkeiten der gemeinsamen Planung und Durchführung?

Fahrräder

  • Ein Anhänger zum Fahrradtransport ist mit Mehrkosten verbunden.
  • Die Fahrzeiten auf der Hin- und Rückreise werden länger.
  • Transportschäden sind nicht ausgeschlossen.

Reiseziel

  • Wohin soll es gehen - in die Berge, ans Meer, in die Stadt, aufs Land?
  • Welche Länder kommen grundsätzlich in Frage? Welche sind favorisiert?
  • Welche Entfernung bzw. Reisedauer sollte nicht überschritten werden?

Unterkunft

  • Selbstversorgung, Halb- oder Vollpension?
  • Welche Anforderungen sollen Küche, Gruppen- und Schlafräume erfüllen?
  • Was soll im Haus möglich sein - was ums Haus herum?

Freizeitmöglichkeiten

  • Welche Freizeitmöglichkeiten schlagen die Fremdenverkehrsämter vor?
  • Welche Art von Ausflügen sollen unternommen werden?
  • Welche Sportarten sollen angeboten werden? - Wassersport, Radfahren...
    Die Ausrüstung dazu mitnehmen oder ausleihen?

Fortbewegungsmittel

  • Welches Verkehrsmittel ist am besten für die An- und Abreise geeignet - Bus, Bahn, Kleinbusse, Flugzeug?
  • Wird am Ort ein PKW oder Kleinbus benötigt?
  • Wird tageweise für Ausflüge ein Bus gebraucht?

Versicherung

  • Kompaktversicherung für TeilnehmerInnen und FreizeitleiterInnen mit Kranken-, Unfall-, Haftpflicht-, und Rechschutzversicherung.
  • Spezialhaftpflichtversicherung, die die Risiken aus dem Veranstalten der Reise absichert.
  • Reisegepäck- und/ oder Reiserücktrittskostenversicherung?
  • Absicherung von Privatfahrzeugen, Sonderausrüstungen wie Musikanlage, Video, Zeltmaterial...?
  • Welche Organisation muss eine Insolvenzversicherung abschließen?
    Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Ferienwerks Köln informieren Sie gerne.

Kosten

  • Welche Kosten fallen für die Vor- und Nachbereitung sowie für die Durchführung und Abwicklung der Freizeit an? (An- und Abreise der Gruppe zum Ferienziel, Unterkunft und Verpflegung für TeilnehmerInnen und FreizeitleiterInnen, Umlage aller Kosten für die FreizeitleiterInnen, Materialien für die Freizeit - wie Spiel- und Bastelmaterial, aber auch Fotokopien, Briefumschläge und Portokosten-, Vortour zum Ferienort, eine Pauschale für Unvorhergesehenes, ...)
  • Wann müssen die ersten Zahlungen geleistet werden und wie soll die Finanzierung vorgenommen werden?
  • Welche MindestteilnehmerInnenzahl ist zur Durchführung der Freizeit vorgesehen und welcher Reisepreis ergibt sich, wenn alle Kosten (abzüglich sicherer Zuschüsse) darauf umgelegt werden?

Finanzierung / Zuschüsse

  • Wo bzw. über wen sind Mittel aus dem Landesjugendplan NRW zu beantragen (bei Buchung: über Ferienwerk Köln)? Welche kommunalen Zuschüsse (über städtisches oder kommunales Jugendamt) kommen in Frage - welche sonst noch?
  • Sind Kirchengemeinde, Unternehmen oder Privatpersonen bereit, die Ferienfreizeit mit Sach- oder Geldspenden zu unterstützen?
    Und sollen Finanzierungs-Aktionen der TeilnehmerInnen geplant werden wie z. B. Kuchenverkauf auf dem Pfarrfest oder Flohmarkt-Teilnahme?
  • Welcher Zuschussbetrag pro TeilnehmerIn fließt in die Kalkulation ein (am besten nur wirklich sichere Zuschüsse einbeziehen)?

Werbung

  • Welche Gruppen sollen erreicht werden?
  • Wo und wie soll geworben werden? Sollen die Teilnehmer vergangener Freizeiten gezielt angeschrieben werden?

Anmeldung

  • Wo bzw. bei wem melden sich die TeilnehmerInnen an?
    Wer bestätigt die eingegangenen Anmeldungen?
  • Welche Anmeldungen finden Berücksichtigung - nach Reihenfolge, bevorzugt nach Mitgliedschaft in Gemeinde oder Verband?
  • Auf welches Konto überweisen die TeilnehmerInnen bzw. deren Eltern den Reisepreis (kein Privatkonto!)?
    Soll eine Anzahlung geleistet werden - in welcher Höhe und wann?

Ausschreibung

  • Wer erstellt einen Folder mit diesen Angaben: Reiseziel, Transportmittel, Unterbringung, Mahlzeiten, Reiseroute, Pass- und Visumerfordernisse, gesundheitliche Erfordernisse und Impfungen, MindestteilnehmerInnenzahl, An- und Abreisetermin, im Reisepreis enthaltene Leistungen, Name und Anschrift des Reiseveranstalters?
  • Wer verfasst die dem Folder beizulegenden Reisebedingungen mit diesen Angaben: Storno-Regelungen, Zahlungen, Leistungen des Veranstalters,....?
  • Wer entwickelt den dem Folder beizulegenden Anmeldebogen mit diesen Angaben: Adressfeld für TeilnehmerIn, Reiseziel und Termin, ggf. Auswahlmöglichkeiten vorsehen, Reisepreis, Ort und Datum, Unterschrift des Teilnehmers/der Teilnehmerin bzw. des/der Erziehungsberechtigten.

Teamarbeit

  • In welchen Abständen trifft sich das Team zur Vorbereitung?
    In welchen während der Freizeit?
  • Soll es ein Teamwochenende oder eine Teamschulung zur Vorbereitung geben?
    Werden dazu externe ReferentInnen benötigt?
  • Sind alle FreizeitleiterInnen / BetreuerInnen gleichberechtigt oder gibt es eine/n TeamleiterIn?

Pädagogische und inhaltliche Fragen

  • Gibt es im Team Einigkeit in entscheidenden pädagogischen Fragen?
  • Wie werden Freiheit und Regeln / Grenzen für die TeilnehmerInnen in einen nachvollziehbaren Einklang gebracht?
  • Soll die Freizeit unter einem bestimmten Motto stehen?
  • Gibt es inhaltliche und religiöse Schwerpunkte?

Elternabend

  • Wann und wo soll der Elternabend stattfinden?
    Wie werden die Eltern zu diesem Abend eingeladen?
  • Wie wird der Abend gestaltet - mit Dias, mit Programmelementen...?
    Was wollen Eltern wohl wissen?
  • Wie werden die Eltern informiert, die nicht kommen konnten?

Vortreffen der TeilnehmerInnen

  • Wann und wo soll dieses Vortreffen stattfinden?
    Wie werden die TeilnehmerInnen eingeladen?
  • Wie wird dieses Treffen gestaltet?
    Soll es eine inhaltliche Verbindung zwischen Vortreffen und der Freizeit geben - z. B. T-Shirts bemalen, die die TeilnehmerInnen bei der Abfahrt tragen?
  • Welche Informationen sollen bzw. müssen an die TeilnehmerInnen weitergegeben werden?

Programm während der Freizeit

  • Welche Programmelemente sollen verwirklicht werden?
    Welches Material wird dazu benötigt?
    Welche Programmpunkte bilden die Höhepunkte und wohin werden sie platziert?
    Werden die Programmangebote nach Gruppen oder Alter differenziert?
  • Ist die Einstiegs- (1. Abend) und Ausstiegssituation (Abschied) berücksichtigt?
  • Soll den Tagen ein Raster zugrunde gelegt werden?
    (z.B. 3 Programmangebote pro Tag)

Material

  • Wer erstellt eine Material- und Einkaufsliste?
    Wer kontrolliert vorhandene Bestände?
  • Wer sorgt für den Einkauf?
    Wer ist während der Freizeit für das Material zuständig?
  • Ist für den Transport ein zusätzliches Fahrzeug notwendig?

Nachbereitung

  • Wer rechnet die gesamte Freizeit inkl. der Zuschüsse ab?
    Muss nachkalkuliert werden?
    Was geschieht mit einem möglichen Überschuss oder wie wird ein mögliches Minus abgedeckt?
  • Gibt es eine Rückbetrachtung im FreizeitleiterInnen-Team?
  • Soll es ein Nachtreffen mit den TeilnehmerInnen geben - vielleicht schon mit Ideen für die nächste Freizeit?
    Wann?
    Wo?